元派遣スタッフの創業日記

もし、もう１度最初からＳ社のシステムを作り直すとしたら・・・？

そんなことを考えてみました。

とりあえず外注には出さず、自分で作ることを想定してみます。

今度こそ、最初に設計図をつくらないと。
専門的な設計図はつくれませんが、
それよりも大切なことがあります。

「業務分析」
と言ったほうがいいのでしょうか。

データの流れなどは図にしてつくってみたことがあります。
でも、その前にやらなければならなかったことがあります。

一言でいえば
「何が必要なのか？」
です。

誰がやるとか、何人でやるとか、どんな能力を持った人がやるとか
関係なしに、業務の洗い出しをしなければなりません。
そもそもＳ社は人数が少ないので、１人がやっている業務が多岐に渡っています。自分でもどんなことをやっているのか、すべてを把握していないかもしれません。
それを全て明確にする必要があります。
そして、無駄な業務は捨てなければなりません。

その上で、システムを作っていかなければなりません。

今現在システムが複雑になり、また複雑なるがゆえになかなか完成しないのは、元々の業務が「煩雑」だからなのです。

煩雑な業務を洗い出して、整理して、無駄を切り落として、
スッキリとした形にする。

これが必要だったんですね。

これはＳ社の人がやらないとならないことです。
私はそれを目に見える形につくることしかできません。
洗い出した業務のどれを捨てて、どれを生かして、どれとどれを組み直すか？
は、その会社の人が決めることです。

でも、Ｓ社の場合まず捨てることができないんです。
物でもそうなのですが、
いつか使うかもしれない
まだ使える
という理由でとりあえず取って置く。

業務に関しても、無駄だとわかっていても万が一のためにやっておく、とか。
例えば、ＰＣに入力していることでも、平行して手書きも残しておきます。万が一ＰＣがクラッシュしたら困るから。
バックアップシステムを整備してだいぶそのリスクは軽減しているのですが、どうにも不安らしいです。
だから２重になっています。

私からすれば無駄なのですが、Ｓ社の人が必要だというのですから無くすことはできません。

結局整理できなくて煩雑なままの業務をそのままシステムにしようとしたので、今もシステム構築に苦労しているわけです。

これを改善するにはどうしたらいいんでしょうねぇ。
これがクリアできないと次に進めないかも。

でも、その問題はちょっと置いといて
次を考えるとしたら。

次に必要なのは

１人でも
誰がやっても（今日入った新人がやっても）
間違いようのないような仕組み

を考えることです。

Ｓ社は特に人数が少ないので、複数人数で分担してやる作業というのは極力避けなければなりません。
ダブルチェックといって、２人の人間の目で見直すというのも重要視されていますが、そもそも間違いようがない、間違った内容を入力しようとしたらエラーが出るような、自動的にチェックするシステムがあればいいのです。


あとは、データベースのお得意とするところ。
１度入力したデータを使いまわして結果を出す。
リレーショナルを駆使して。
つまり、人間の手になるところを極力少なくするということです。

自動的ということでいえば、マクロ機能とかタイマーも使いたいところです。
人がいなくても自動的に回っていくのが理想。

そこまで考えるのは、最終的に作り始める段階かな？

私が考える、零細企業向けシステム構築のやり方
これって難しいことなんでしょうかねぇ

まずは「業務分析」ができるようにしないといけませんね。