大掃除とまではいかなくても、自分の机の上くらいはきれいにしようかな、と思っている方もいるでしょう。
私も早く机の上の書類の山を片付けたいです・・・。
全部、新システムのテスト結果ですよ。
不具合が多かったからねぇ・・・。
さて、片付けについて今日思ったことです。
会社で、Ｓ社の社員（役員）が私に「○○の契約書を持っていてくれない？」と言ってきました。○○の契約書は私には直接関係のないものです。（支払いは関係するけど）
契約書関係は私が保存する、という役割分担にはなっていません。
そこまできちんと決まっていたら苦労はしないかも。
役員が私にそう言ってきたのは、「自分で持っていたらどこかに失くしそうだから、誰かに持っていてほしい。必要なときに出してくれれば。」という理由からなのです。
私の机の引き出しには、経理関係の書類が詰まっています。
あと、システム構築関係もあります。
その中に「パソコン関係契約書」というフォルダーがあります。
ネットワーク保守とかそういう契約関連をひとつにまとめてあるのです。
役員は「そこに入れておいて」といいます。
契約書だからそこでいいだろう、というのです。
でも○○の契約書はパソコンとはまったく関係がありません。
あの〜ただフォルダーに入れておけばそれで片付けたってことにはならないんですよ〜
ありがちな「とりあえずどこかに入れておこう」のノリですね。
でも、そういうことをやると絶対に失くしてしまいますよ！（断言してもいい）
あるものを片付ける・保存するなら、そのものがそこにある「理由」を考えて保管場所を決めましょう。
そうしないと「どこに入れたっけ？」と必ず探し回ることになります。
結局、○○の業務に関わる契約書のファイルがあったので、そこに保管することになりました。
ホントーに、ファイリングシステムについて、特に保管の基準について、基本から考えなければならないＳ社だな、と痛感しました。
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